從經營的角度看，會議是布達工作目標、共享團隊價值、創造組織步調一致的工具，而管理者利用會議形式，降低無謂的支出、回收合理的報酬、提昇整體的生產力，是再自然不過的事情。
撰文者：Sammi
(文章來源：職書房)
在職場上，學習如何開會、如何參與會議、如何向主管、客戶報告或與其它部門同步資訊，是在職場一項非常重要的職場技能。
而開會多半是組織中的常態，我們又應該在會前、會中、會後注意哪些事情，才能讓會議的進行有高效的產出呢？
我常說「會議」。它就像一面鏡子，你所有的言行舉止，都反應了你做事的方法、行事風格、個人的處事能力。所以，我們會發現：大多數職場的工作者，其實對於開會這件事通常是能免就免，敬而遠之。
以我們公司為例，每周進行一次三小時的例行會議，每次集結至少十位以上的同仁，光是時間成本及會議中的星巴克咖啡、會議室租用，一周會議人事成本就要高達將近二萬元，以此為基數，光一年的公司例行會議就要高達二十幾萬，而這只是每周的例行會議，還不含那些額外召開的臨時會議沒有計算進來。
從經營的角度看，會議是布達工作目標、共享團隊價值、創造組織步調一致的工具，而管理者利用會議形式，降低無謂的支出、回收合理的報酬、提昇整體的生產力，是再自然不過的事情。
倘若我們從不重視內部團隊這些會議溝通、形式、目標管理，讓時間多數浪費在無效的會議裡，那麼長期累積下來，對於一家公司的運營流程而言，將會是非常嚴重的傷害。
所以，一家公司的團隊成員，是否都具備開會的基礎認知，將影響企業未來的發展的基礎。
那麼應該如何開會，讓每次的會議目標更有效率呢？
以下幾點提供給大家利用它的原則，讓每一場開會更有效率，更能達到目的。
一、先問問自己，真的有必要開會嗎？
有許多主管經常是會議的發起者，我會鼓勵大家想要找大家來開會前思考一下，可不可以不要開會、有沒有可能減少會議的可能性？或者，有沒有其它形式可以取代溝通的目的，來減量組織中過多冗長的會議，幫助你的團隊，節省更多的時間，創造更有效的生產力。
二、會前準備工作比參與會議更重要
很多會議發起人、或者被通知參與會議的人其實很多事先準備工作非常差，有些會議發起人，找來了一些其實並不需要出席的參與者，而這些人也不知道重點是什麼，只能被動的等會議結束，而參與會議的人常常都是時間到了要開會，才慌慌張張的問「今天開會的主題是什麼？」，不僅造成別人的觀感不好，也讓自己的時間形成了無謂的浪費，所以，無論是會議發起人或參與者，我們能不能事先都好好想一想？今天開會的目的是什麼？
三、會議要有議程／預計開始與結束時間／會議的紀錄／決議及下一次行動方案
如果要召集大家開會，就要將相關資料、時間事先寄給與會者，並且要求事先閱讀資料，到了開會當天直接提出問題、方案、討論、決議，而不是報告平常的作業細節，不僅緩慢、冗長、各說各話，就是陷入長時間的沉默，沒有共識，不知該如何結束。
以我在開會的習慣，我會很清楚的告訴我們的同仁，會議是拿來提方案、談策略、做決議，不要用會議的工具找我來確認你們的執行細節，會議是用來掌握你要達成的目標管理，不是用來告訴我你做了什麼過程。
此外，會議並不見得能完整的把所有的方案全部定案，所以會中要有紀錄、決議、並決議下一次的行動目標，聚焦在每次目標推進的問題，持續的更迭，才能讓會議的影響力傳達到每一個同仁身上。
許多組織或團隊，往往因為需要面對外部的競爭，但卻忽略了日常的積累與整合，而這些細節，往往是影響組織共同面對外部威脅的關鍵。
我常常說，面對不可知的未來，我們需要具備的是解決問題的能力底層，不僅僅只有表象的專業技能條件而已，而會議是不同情境的練功場，若想培養組織文化、個人的底層能力，那就從學習如何「會議」開始吧！
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