學會如何 參與會議 ，絕對是職場必練的基本功夫。如果你想與AI有所不同，請回到人的本質，千萬不要再把自己變成工具，因為未來AI才是工具。
撰文者：Sammi
(文章來源：職書房)
看一個團隊開會及報告的品質，大概就可以知道這個團隊的成員屬性及管理能量。
若報告人只站在自己的角度表達，說完已經做完哪些事情，那這個人一定是動手做事的人，若是報告的方式是站在他人的角度去想，說明任務整體優劣、分析、風險、解決方案、資源的分配、如何達成，那這個人未來可能就是成為經理人的材料。
不論你現在是第一線執行者還是開始學習管理的 Know How 與心法，學習開會的運營方式與參與會議報告的技巧，絕對能夠幫助你在職場上的發展更游刃有餘。
而企業若能建立屬於自己獨有的會議文化，那將提升整體企業策略的落地與行動力的表現，沒有人可以忽悠。
以下幾點 Check List，依據我多年的管理經驗，我把它歸納成會議管理要點，提供許多人再成為更好的自己之前，提前鍛鍊體質，未來才有可能讓位階及薪資大幅成長，千萬別只是渴望優秀，但日子卻仍然得過且過。
1.開會的形式
會議的底層思維本身就是談判及人際關係管理的思維系統，決定一場會議是實體或線上，端看這個會議的重要性、相關利害關係人的層級、是否為初次合作來衡量決定。
若是因為貪圖便利，選擇不恰當的會議形式，導致許多核心問題決策無法進行有效的溝通，淪為一般事務執行面的解決，那這樣的會議就是一個沒有價值的產出。
2.會議前必要的準備工作
如果是會議召集人，請務必事先要把開會的文件摘要、簡報提供給相關與會者，並且要求大家事先了解開會議重點，一到開會時便直接進入重點討論，千萬別到了開會當天現場，看到一臉茫然的大家，等著聽你開口說今天找大家來的目的，等大家聽完你的目的，一場會議節奏感恐怕也大打折扣，更不用說聽到大家更好的觀點或方案。
3.建立開會的文化及底限
一個好的會議文化需要透過幾個關鍵指標來建立，包括：會議的精準控時、每個決策都要有負責人，允許開放的討論、凡事有議有決，建立議題或文件管理機制，追蹤執行的成效，才能建立出行動導向的會議文化。
4.定義會議需要達成的目標
組織要能運行的順暢，就必須透過會議的形式來整合許多不同部門或人的觀點和分工，會議的樣式及開放程度就要分門別類的定義，例如：營運會議討論的是日常工作的推進，講究的就是執行是否到位、如期、如質、如時，而動腦會議討論的就是激發大家的創意，相互激盪，講究的就是釋放大家的本位主義，思考共同目標達成的可能性。
5.先 Review 上次的會議進度再開當下的會議
一個好的會議品質，來自於所有人都確認這個會議是玩真的，優先檢視上次的議題進度，落實行動一致，建立每個人當責的文化。
6.別讓會議被有心人帶風向
許多組織的會議，某些時候總會有人或部門強勢領導整場會議的走向，誤導整場會議的重點，做為會議召集人或領導人，尤其要留意這個現象，阻止強勢意見，若出現岔題也要扭轉回來或立即將原本的議題拉回來，並且適時打斷沒有準備的空洞報告，不讓一丁點的人為因素，破壞掉會議的品質堅持。
最後，千萬不要拖延會議結束時間，因為每個人的時間都是非常珍貴的，尤其是你的老闆或客戶，在數位智能時代，時間是生產力的運算單位，人際溝通及會議召開的掌握心法，決定你手上負責的專案或任務成敗。
學會怎麼開會及參與會議，絕對是職場必練的基本功夫。
如果你想與 AI 有所不同，請回到人的本質，千萬不要再把自己變成工具，因為未來 AI 才是工具。
#自我成長
#會議管理
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