專案風險管理 出現「專案」這個任務，多半是一個組織需創造、改造、改變、精進的時候，而這些不屬於日常例行業務的內容，都可視為專案。我們都知道，所謂的「專案」有幾項很明顯的特徵：明確的起點和終點、有成本的預算控制、有清楚的工作範疇、有特定產出的成果。
撰文者：Sammi
(文章來源：職書房)
上周和行銷部門開會時，行銷部門的Tina跟我邀稿，想請我談談專案管理的議題，我心想：其實這類的議題己經有很多人在討論，網路文章一大堆，應該不也差我一篇。
正當我還在猶豫要不要答應寫時。另一位較資深的企劃同仁突然說：「Sammi，二年前我們公司的改造裝修案發包，設計公司、木工團隊都沒人敢接，但妳還是用7天的時間，把我們公司的改造工程完成目標，我認為這個很經典，能不能請妳談談如何用7天達成這個專案啊！」
說真的，我們的同仁不提，我還真的忘了這件事，不過仔細想想，這個案例的確有一定的難度。
我心想便很快答應的說：OK！過年前給妳。
仔細想想，如果要談專案管理。
那麼專案管理是什麼？跟你、我有關係嗎？
我會說，「專案管理」跟每一個人都有切身的關係。
而會出現「專案」這個任務，多半是一個組織需創造、改造、改變、精進的時候，而這些不屬於日常例行業務的內容，都可視為專案。
我們都知道，所謂的「專案」有幾項很明顯的特徵：
1. 明確的起點和終點
2. 有成本的預算控制
3. 有清楚的工作範疇
4. 有特定產出的成果
當時公司團隊決定在2020年將己經10幾年未曾改變的辦公室重新改造，而且還得利用清明連假四天加上六日二天及前置工班進場一天，來完成這個任務。
說的更明確的就是：這個專案只有七天的時間。
果真，還沒開始，困難也隨著起迄時間導致風險一連串而來。
首先最難的是沒有人敢接7天就要完工的專案。
系統傢俱商、設計公司都告訴我說不可能，時間太短，難度太高了。老實說，我心裡也認為難度很高，但我不能因為難度高，就不改造辦公室了吧！
所以我很認真和幾家廠商做非常多次的沙盤演練，我發現對廠商而言最大的問題他們無法承擔7天內是否真的能完成這個目標。
正確來說：廠商對他們的「專案管理」能力進行了一定的風險評估。
而同樣的我也站在他們的立場做了一定風險管理：
如果專案做得快又便宜，品質就不太可能好、而我又相當要求品質。
如果專案做得好又便宜，那麼速度就不能快、而我又希望速度要快。
如果專案做得又快又好，那麼價錢肯定很貴、而我又希望控制預算。
是吧！這算是個有難度的案子吧！尤其我又是一個不太容易便宜行事的業主。
經過和幾家廠商討論過後，這個專案最大難度就是要在既定的時間與預算完成一定水準的產品，而最大的風險就是沒有一家廠商敢勝任這個案子「專案經理」的職務。
既然風險己經發生，為了解決這個問題及風險，我決定自己替廠商「風險轉傢」由業主我自己來當這個案子的「專案經理」，這個決定一做出後，經過和幾家廠商討論評估，總算有一家專門承接下包工程的包商願意和我一起合作。
路己經走下去，就沒有走回頭路的打算，我決定好好的運用專案管理其中最重要的「整合管理」並結合九大領域知識的技巧融入到這個專案的每個階段中。
– phase 1 專案規劃：提出我自己的辦公司規劃藍圖、有那些供應商、配置、材料、進場時間。
– phase 2 清點資源、準備起跑：確認我的工班所扮演的角色，列出工作細項、明確定義我要的規格，關鍵施工人員幾點進場到位等等。
– phase 3 設計與界定成果、風險管理：和工班利害關係人溝通預先可能發生的問題，在問題發生之前就先解決，避免風險發生引發各種變更。
– phase 4 執行與檢視：工班在執行的過程當中，隨時進行驗證與測試，確保初步的施工的成果是符合期待，才能確保品質與進度。
– phase 5 結案與驗收：驗收每個工項完成工後是否達成最後的目標「公司整體團隊回公司後是否可如期順利開機營運」。
短短的七天內，我就像一個八抓章魚的專案經理，面面俱到，除了現場高標準的要求工班的執行力之外，也不忘了過程中請吃飯、點心、言語的鼓勵，讓他們感受到我與工班的同甘共苦，撫慰這群工班人員願意和我在假日期間完成這項不可能的任務，這也是專案管理當中相當重要的「利害關係人管理」。
果真，當年的清明連假結束後，我改造了一個全新的辦公室並且如期讓同仁開機營運。這就是專案管理的魅力所在，看似不可能，但如技巧運用得當，凡事都有可能。
這幾年專案管理又有了更多的不同面貌、置入了更多營運、商業、技術、轉型、行銷的領域，成為推動時代經濟引擊的力量。
看完我這篇文章，你還會認為「專案管理」跟你一點關係都沒有嗎？
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